9 Gründe warum du deine Aufgaben visualisieren solltest

Sharing is caring!


“Einmal sehen ist besser als zehnmal hören.”
Anonym

Hast du auch manchmal das Gefühl, von der Anzahl der Aufgaben überwältigt zu sein?

Ich weiß nicht wie es dir gerade geht, aber ich habe mir selbst viele Jahre lang Stress gemacht, indem ich immer auf die vielen To-Dos geblickt habe. Ich sagte oft zu mir „ich habe so viel zu tun“ und sah nur die endlose Liste der Aufgaben die nur warteten, erledigt zu werden. Ich war im dauerstress Modus.

Und irgendwann entdeckte ich die Macht der Visualisierung…

Wenn du also:

  • deine Projekte besser managen willst, bzw. deine Ziele entspannter erreichen möchtest
  • deine Aufgaben strukturieren möchtest und sicherstellen willst, dass die wichtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigt sind
  • in einem Team arbeitest und die Zusammenarbeit im Team verbessern möchtest
  • Transparenz in deinem Team einbringen willst
  • unnötigen Aufwand vermeiden möchtest und dich auf das Wesentliche fokussieren willst

… dann ist Visualisierung eine Methode von der du ganz stark profitieren kannst.

Was ist ein Task Board?

Du kannst deine Aufgaben mit Hilfe eines Task Boards visualisieren. Die einfachste Variante des Task Boards sieht so wie hier im Bild aus:

  • In der To Do Spalte sammelst du alle deine Aufgaben die zu erledigen sind.
  • Die Next Spalte dient der Priorisierung. Hier ziehst du jeden Morgen die 2-3 wichtigsten Aufgaben von der To Do Spalte an denen du heute arbeiten möchtest.
  • In der In Progress Spalte landen die Aufgaben an denen du im Augenblick arbeitest. Idealerweise sollte in dieser Spalte eine einzige Aufgabe stehen. Vermeide also Multitasking so weit wie möglich.
  • Die Done Spalte beinhaltet dann alle Aufgaben die du schon erledigt hast. Ja, geschafft!

Lerne wie du erfolgreich, produktiv und stressfrei mit einem Task Board arbeiten kannst und lade dir das gratis E-Book herunter!

Die 9 Gründe warum du ein Task Board zum Visualisieren verwenden solltest

1.  Es verschafft dir einen Gesamtüberblick deiner Aufgaben

Wenn du ein Ziel erreichen möchtest, an einem Projekt arbeitest oder eine komplexere Aufgabe erledigen willst, brauchst du sowohl die Vogelperspektive als auch die Spielerperspektive.

Aus der Vogelperspektive siehst du das Ganze, du gibst deinem Vorhaben eine Struktur, entwickelst Strategien die du mit Hilfe des Task Boards einfach visualisieren kannst.

Aus der Spielerperspektive siehst du nur das, worauf du dich im Augenblick voll und ganz fokussierst. Du siehst nur die Aufgabe an der du gerade arbeitest. Um dein Ziel zu erreichen solltest du immer zwischen der Vogel- und der Spielerperspektive wechseln. Und das gelingt dir hervorragend mit Hilfe eines Task Boards.

2.  Es hilft dir Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu erkennen bzw. zu managen

Bei vielen deiner Vorhaben wirst du Abhängigkeiten haben und lösen müssen. D.h., du wirst eine bestimmte Aufgabe anfangen können erst dann, wenn eine andere Aufgabe abgeschlossen ist oder zumindest einen bestimmten Status erreicht hat. Angenommen du möchtest eine Hochzeit planen. Du wirst zuerst die Location suchen und buchen müssen bevor du die Einladungen für deine Gäste drucken lässt. Solche Abhängigkeiten sind leichter aus der Vogelperspektive zu erkennen und mit Hilfe des Task Boards zu managen.

3.  Es macht die Arbeit transparent

Angenommen du arbeitest in einem Team an ein gemeinsames Ziel. Ein Task Board wird jedem in deinem Team zeigen woran jedes Mitglied gerade arbeitet. Das hilft doppelte Arbeit zu vermeiden und effektiver die Arbeit zu gestalten.

4.  Es zeigt dir Engpässe im Prozess

Stell dir mal vor, dass du bei deiner Arbeit mit wiederkehrenden Aufgaben zu tun hast. Das könnte z.B. sein, dass die Logistik Abteilung etwas zu erledigen hat bevor du weiter an dieser Aufgabe arbeiten kannst. Dadurch, dass ein Task Board Transparenz schafft, wirst du rasch feststellen, dass die Anzahl der Aufgaben die sich bei der Logistik Abteilung in Klärung befinden, sehr hoch ist. Und außerdem dauert es in der Regel auch sehr lange bis eine Rückmeldung kommt. Das ist ein typischer Fall für einen Engpass.

Nur wenn du die Aufgaben auf einem Task Board visualisierst, wirst du erkennen können wo sich in deinem Prozess ein Engpass befindet. Erst wenn dieser Engpass erkannt ist, können optimierende Maßnahmen eingeleitet werden.

5.  Es hilft dir deine Aufgaben leichter zu priorisieren

Aus der Vogelperspektive kannst du viel leichter erkennen welche Aufgabe als nächste zu erledigen ist. Du kannst und solltest mit Hilfe der Next Spalte täglich deine Aufgaben priorisieren. Auf dieser Art und Weise kannst du dich auf die 20% der Aufgaben konzentrieren die dir 80% der Ergebnisse liefern.

6.  Es unterstützt dich effektiver zu arbeiten

Effektiv bedeutet die Aufgaben zu erledigen die dich näher an deine Ziele heranbringen. Du erkennst diese Aufgaben nur, wenn du eine Gesamtübersicht hast, also aus der Vogelperspektive. Daher wirst du mit einem Task Board viel produktiver arbeiten können.

7.  Es erhöht deine Produktivität

Jeder der mehr erreichen und bessere Ergebnisse rechtzeitig liefern möchte, ohne sich anzustrengen, verwendet in irgendeiner Form ein Task Board. Dadurch, dass dich ein Task Board bei der Priorisierung und der Effektivität stark unterstützt, erhöht sich deine Produktivität um ein Vielfaches. Probiere es einfach aus.

8.  Es hilft dir deine Deadlines einzuhalten

Task Boards enthalten alle Informationen über alle Aufgaben die zu erledigen sind.

Wenn du viele Aufgaben mit Deadlines hast, mache die Deadline auf der Aufgabe sichtbar so dass diese auf deinem Task Board leicht zu erkennen ist. Auf dieser Art wirst du schnell deine Prioritäten am Tag oder sogar für die Woche setzen können.

9.  Es bietet dir einen viel lockeren Arbeitsmodus und dein Stress nimmt sichtbar ab

Ein Task Board entspannt. Es zeigt dir jeden Tag was zu tun ist aber vor allem das was schon erledigt wurde. Es hilft dir den Fokus zu behalten und voll bei dem zu sein was du gerade tust. Wenn du weitere Tipps erhalten möchtest wie du bei deinen Vorhaben locker und entspannt bleiben kannst und viel produktiver bist, dann empfehle ich dir folgendes E-Book:

Fazit

Task Boards helfen dir sowohl beim Planen als auch beim Ausführen deiner Aufgaben. Sie helfen dir genau die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit umzusetzen und somit den höchsten Mehrwert zu liefern. Das bedeutet auch, dass die Qualität deiner Arbeit sich kontinuierlich steigert und du ein Vorgehen aufsetzt mit dem du deine Ziele leichter und entspannter in einem überschaubaren Zeitplan erreichen kannst.

Lerne am besten jetzt wie du ein Task Board für deine Arbeit einsetzen kannst.

So get ready, get set, get visual!

2 Comments

Leave a Reply

You must be logged in to post a comment.