Wie du deine Aufgaben in der Hälfte der Zeit erledigen kannst

Sharing is caring!

Wir alle kennen das so gut: jeden Tag warten auf uns dutzende von Aufgaben und die Liste nimmt nicht ab. Ganz im Gegenteil, es werden immer mehr.

Und als ob das nicht genug wäre, alle Aufgaben sind gleich wichtig und sollen auch sofort erledigt werden. Ah ja, da sind noch die E-Mails die fast im Minutentakt in unserer Inbox landen und das Telefon klingelt wie verrückt.

 

Klingt das irgendwie bekannt?

 

Aber wie findest du mehr Ruhe, mehr Freude, einen besseren Fokus und mehr Wohlbefinden im hektischen Alltag?

Die Antwort heißt Unitasking. Und so hilft dir Unitasking deine Aufgaben in der Hälfte der Zeit zu erledigen…

Was ist Unitasking und was sind die Vorteile davon?

Machen wir folgende Übung damit du den Unterschied zwischen Unitasking und Multitasking überhaupt richtig begreifen kannst.

 

Deine Aufgabe ist 5 Namen aufzuschreiben, von Hand in Druckbuchstaben z.B. Christian, Andreas, Anna, Sophie, Lena.

Jeder Name soll auf einem Kärtchen, Zettel oder Blatt Papier geschrieben werden, das was du gerade zur Verfügung hast. Besorge es dir jetzt!

 

Schätze wie lange du im Schnitt für einen Namen brauchst. Es soll in der Regel nicht länger als 4 s dauern.

Und für die fünf Namen sind es dann wahrscheinlich 5 x 4 s = 20 s, richtig?

 

Bereite dir eine Stoppuhr vor.

 

Erste Runde

  1. Du schreibst den ersten Buchstaben vom ersten Namen auf die erste Karte auf. In unserem Beispiel ist das ein „C“.
  2. Dann schreibst du den ersten Buchstaben vom zweiten Namen auf die zweite Karte auf. Das ist in unserem Beispiel ein „A“.
  3. Mach so weiter bis du den ersten Buchstaben vom fünften Namen auf die fünfte Karte aufgeschrieben hast. Das ist das „L“ von Lena.
  4. Und so gehst du dann voran mit dem zweiten Buchstaben bis du alle Namen aufgeschrieben hast.
  5. Schreibe die Zeit auf wenn du den ersten Namen fertig hast.
  6. Schreibe die Zeit auf wenn du alle 5 Namen fertig hast.

 

Los geht’s!

Schaue dir jetzt die ursprüngliche Schätzung an. Du hast für 5 Namen 20 s geschätzt. Wie lange hast du in Wirklichkeit dafür gebraucht?

Wie lange hast du gebraucht bis der erste Name aufgeschrieben war? Ich wette es waren weit mehr als 5 s.

 

Zweite Runde

  1. Hole dir ein neues Kartenset oder drehe die alten einfach um so, dass du eine neue Runde beginnen kannst.
  2. Stelle sicher, dass du die Stoppuhr bereit hast.
  3. Jetzt schreibst Du den ersten Namen vollständig auf die erste Karte auf. Und gucke wie lange du dafür gebraucht hast. Schreibe die Zeit auf.
  4. Schreibe den zweiten Namen auf die zweite Karte auf.
  5. Dann den dritten usw.
  6. Bis du den fünften und letzten Namen auf die letzte Karte aufgeschrieben hast. Notiere jetzt die Zeit die du für die 5 Namen gebraucht hast.

 

Jetzt schaue dir die ursprüngliche Schätzung an. Du hast für 5 Namen 20 s geschätzt. Wie lange hast du in dieser zweiten Runde dafür gebraucht?

Vermutlich bist du sehr nah an deiner Schätzung dran.

 

Bildliche Darstellung Unitasking:

 

Bildliche Darstellung Multitasking:

Was nimmst du mit?

Du hast zwei unterschiedliche Vorgehensweisen verwendet um 5 Namen aufzuschreiben. Was ist dir aufgefallen?

Diese können im Alltag z.B. 5 unterschiedliche Projekte oder 5 kleinere Aufgaben sein.

Du kannst diese Aufgaben so erledigen wie in Runde 1, also im Multitasking Modus, oder du kannst so vorgehen wie in Runde zwei. Welche ist besser und vor allem warum?

 

Bist du schon ähnlichen Situationen begegnet, also Situationen in denen du mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen wolltest und ständig hin und her geschaltet hast?

Erinnere dich wie es dir dabei ergangen ist.

 

Wie könnte dir dieses Spiel im Alltag helfen?

Was würdest du vermeiden, bzw. was davon würdest du anwenden?

 

Welche Gewohnheit möchtest du heute ändern basierend auf dem was du aus diesem Spiel gelernt hast?

Schreibe sie dir auf und fange damit schon heute an!

 

Das Step by Step System für mehr Unitasking im Alltag

1.  Setze dir den Tagesfokus

Verwende am besten einen Tagesplaner um morgens deine 3 wichtigsten Aufgaben aufzuschreiben. Du kannst dafür mein Template hier gratis downloaden.

 

Schreibe diese Aufgaben auf bevor du mit etwas Anderes anfängst, wie z.B. E-Mails lesen. Das hilft dir den Fokus am Tag zu behalten. Du gibst dadurch dem Tag eine Richtung.

 

Stellen wir uns den Tag wie einen Behälter vor.

Wir können diesen Behälter mit viel Kleinkram befüllen, irgendwann ist er voll und der Tag ist vorbei. Es bleibt kein Platz mehr für größere Dinge, für wichtige Aufgaben. Und wir fühlen uns müde, unzufrieden und haben sogar den Eindruck, dass wir mit unserer Arbeit gar nicht vorangekommen sind. Wir sind frustriert.

Oder wir können diesen Behälter mit ein paar größere Brocken befüllen, vielleicht 3 davon. Rundherum ist immer noch viel Platz für die vielen Sandkörnchen die darin problemlos Platz finden können.

 

Fange daher den Tag an mit der wichtigsten Aufgabe die du dir vorgenommen hast. Das ist der große Brocken.

 

Blocke dir eine feste Zeit dafür und arbeite ohne Unterbrechungen daran. Am besten mit der Pomodoro Technik (siehe Punkt 2. Vermeide Unterbrechungen).

2.  Vermeide Unterbrechungen

Eine meiner Lieblingstechniken um fokussiert zu arbeiten ist die Pomodoro Technik. Falls du diese noch nicht kennst, kannst du sie in meinem GRATIS E-Book finden. Da gibt es eine detaillierte Beschreibung davon.

Bei der Pomodoro Technik wird die Aufgabe in Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten unterteilt. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine Kurzpause von 5 Minuten. Und nach 4 Arbeitseinheiten folgt eine längere Pause von 30 Minuten.

 

Hier eine Abbildung von dem Pomodoro Zyklus:

Beginne nur mit einem Pomodoro Zyklus (also vier Pomodoro-Einheiten a 25 Min).

Versuche während dieser 2 Stunden alle Störungen auszublenden.

Praktiziere das jeden Tag und wenn es gut funktioniert, kannst du nach einigen Tagen / 1 Woche die Anzahl auf acht Pomodoro-Einheiten erhöhen.

 

Fazit

Spotify, Google, Facebook und viele andere erfolgreiche Unternehmen haben die Power von Unitasking schon lange erkannt und setzen das konsequent ein. Und das aus einem guten Grund: mit Unitasking wird sich auch deine Produktivität mindestens verdoppeln.

Das bedeutet für dich mehr Fokus im Alltag, mehr Zeit für die wichtigen Dinge und letztendlich weniger Stress.

Du entscheidest wo du deine Aufmerksamkeit lenkst. Sind es DEINE wichtigen Aufgaben in deinem Alltag? Oder sind es gerade Dinge die für ANDERE wichtig sind?

 

Ich wünsche dir mehr Unitasking!

 

2 Comments

Leave a Reply

You must be logged in to post a comment.